NEWS / Microsoft 365 im Praxischeck: Tools, Funktionen & Einsatzmöglichkeiten

Die moderne digitale Arbeitswelt wird bekanntlich sehr stark von verschiedenen Programmen, Tools und umfassenden Software-Suiten geprägt. Microsoft 365 hat sich hier als eine der zentralen Plattformen etabliert, die mittlerweile weit über die klassischen Büroanwendungen hinausgewachsen ist.

Microsoft 365 wird in der Regel als abonnementbasiertes Modell angeboten; zusätzlich stehen kostenlose Web-Apps mit Basisfunktionen zur Verfügung. Der zentrale Einstiegspunkt ist dabei in der Regel der Webbrowser oder der Installationsmanager auf dem Desktop. Ein wesentlicher Unterschied liegt zwischen den vollwertigen Desktop-Apps (die vorab installiert werden müssen) und den Web-Apps, die direkt über den Browser nutzbar sind. Die Desktop-Versionen bieten maximale Funktionalität und Offline-Nutzung, während die Web-Apps plattformunabhängig sind und somit die direkte Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Arbeitsgruppen erleichtern.

Das klassische Kernquartett – Word, Excel, PowerPoint und Outlook – bildet für viele Anwender nach wie vor das Herzstück der gesamten Suite. Ihr Zusammenspiel ist vor allem durch Integration geprägt: Excel-Diagramme lassen sich einfach in PowerPoint einbetten und Outlook-E-Mails können binnen kürzester Zeit mit Word erstellt werden. Die eigentliche Stärke der Suite liegt jedoch in der Cloud-Anbindung über OneDrive und SharePoint. Dadurch wird eine nahtlose Zusammenarbeit möglich, die durch Microsoft Teams als zentrale Kollaborationsplattform orchestriert wird. Die gemeinsame Dateiverwaltung in OneDrive sorgt zudem dafür, dass Dokumente stets aktuell und bei Bedarf nur für berechtigte Personen verfügbar sind.

Microsoft 365 wird in der Regel als abonnementbasiertes Modell angeboten. (Bildquelle: unsplash.com)

Für die klassische Textarbeit bleibt Microsoft Word klar das Flaggschiff: Von kurzen Briefen über komplexe Berichte bis hin zur Nutzung professioneller Vorlagen deckt das Programm ein breites Spektrum ab. Praktisch: Neben den bereits integrierten Vorlagen und Mustern – von denen es übrigens viele verschiedene gibt, auf die man direkt aus dem Programm heraus zugreifen kann – findet sich im Internet eine große Anzahl kostenloser Word-Muster von Drittanbietern, die für die unterschiedlichsten Anwendungsbereiche verwendet werden können. Die cloudbasierte Echtzeit-Zusammenarbeit ermöglicht es mehreren Personen gleichzeitig an einem Dokument zu arbeiten, wobei Änderungen live sichtbar sind und sogar kommentiert werden können.

OneNote fungiert hingegen als eine Art digitaler Notizblock für den Arbeitsalltag. Die flexible Struktur in Form von Notizbüchern, Abschnitten und Seiten eignet sich ideal für Protokolle, Projektskizzen oder persönliche Wissenssammlungen. Und auch hier ist die Synchronisation über OneDrive entscheidend, um von jedem Gerät auf die Notizen zugreifen zu können. Die Integration von handschriftlichen Notizen, Audioaufzeichnungen und Screenshots macht OneNote zu einem vielseitigen Werkzeug.

Excel ist das Rundum-Sorglos-Tool für Datenanalyse, Kalkulation und Visualisierung. Neben der grundlegenden Tabellenarbeit bieten Funktionen wie Pivot-Tabellen, Power Query und eine Vielzahl von Diagrammtypen mächtige Werkzeuge für Auswertungen aller Art. Gut zu wissen: Die Ergebnisse können danach direkt in andere Apps übernommen werden.

PowerPoint setzt auf visuelle Kommunikation. Die Erstellung von Präsentationen und narrativen Storylines wird durch eine große Bibliothek an Vorlagen und Design-Ideen unterstützt. Ein besonderes Highlight ist der integrierte „Designer“, der basierend auf dem eingegebenen Inhalt automatisch ansprechende Layout-Vorschläge generiert. Damit ist es mit nur wenigen Klicks möglich, ein konsistentes und professionelles Erscheinungsbild zu erreichen.

Microsoft Teams bündelt die Kommunikation und Zusammenarbeit verschiedener Arbeitsgruppen in einer Oberfläche. Chats, thematische Kanäle und Videobesprechungen mit Bildschirmfreigabe machen es zu einer Art digitalem Projektzentrum. Outlook bleibt für viele Anwender die Basis für strukturierte E-Mail-Kommunikation, Terminplanung über geteilte Kalender und Kontaktverwaltung.

Microsoft OneDrive fungiert als Datei-Hub. Das Teilen von diversen Dateien per Link mit festlegbaren Berechtigungen (nur ansehen, bearbeiten oder voller Zugriff) ist der Standard. In Kombination mit den anderen Office-Apps können Projektgruppen gleichzeitig an Dokumenten, Tabellen oder Präsentationen arbeiten, ohne die unterschiedlichen Versionen manuell abgleichen zu müssen.

Das Ökosystem von Microsoft 365 umfasst darüber hinaus auch andere wichtige Zusatzdienste. Microsoft Defender bietet beispielsweise Schutz für verbundene Geräte vor Malware und erkennt in Verbindung mit Outlook potenzielle Phishing-Bedrohungen in E-Mails.

Für die Medienbearbeitung steht Clipchamp als webbasierter Video-Editor zur Verfügung. Mit intuitiven Schnittfunktionen, zahlreichen Vorlagen und einer sogenannten Stock-Mediathek eignet sich das Tool hervorragend für die Erstellung professioneller Videos, wie Schulungsvideos, Social-Media-Clips oder einfachen Erklärfilmen direkt im Browser.

Der Nutzen von Microsoft 365 variiert je nach Typ des Anwenders. Privatpersonen schätzen oft die aktuelle Software und die cloudbasierte Speichermöglichkeit. Freiberufler und Kleinunternehmer profitieren vom professionellen Auftritt und der integrierten Zusammenarbeit. Und größere Unternehmen können die volle Bandbreite der verschiedenen Verwaltungs-, Sicherheits- und Compliance-Tools nutzen.

Als Alternative bieten sich jedoch auch andere Ökosysteme an, wie beispielsweise Google Workspace mit seiner starken Fokussierung auf Echtzeit-Kollaboration im Browser oder die klassischen „Einmalkauf“-Versionen von Office für Nutzer ohne Cloud-Bedarf. Gut zu wissen: Open-Source-Lösungen wie LibreOffice können eine überaus praktische und vor allem auch kostenfreie Alternative darstellen. Die Entscheidung hängt letztlich von den spezifischen Anforderungen an Integration, Kollaboration und Budget ab. Microsoft 365 stellt dabei eine äußerst umfassende und gut vernetzte Lösung dar, die den Arbeitsalltag vieler Menschen strukturierter und effizienter gestaltet.